دوره عادت ها: چگونه عادت های فردی و سازمانی را بسازیم؟

در این آموزش، دوره عادت ها: چگونه عادت های فردی و سازمانی را بسازیم؟ به عنوان اولین دوره در این زمینه در ایران را به شما ارایه می کنم، که به صورت کامل به موضوع عادت ها به خصوص عادت های سازمانی می پردازم. این دوره بر اساس معتبر ترین منابع و تحقیقات در زمینه عادت ها در محیط کار طراحی شده است و بیشتر جنبه علمی و کاربردی دارد. با کیارا آکادمی در این دوره همراه باشید. در ادامه به جلسه اول دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

چگونه سازمان ها می توانند عادات سالم کارکنان را ایجاد کنند؟

تعریف عادت های شغلی: این نوع عادت های در محیط کار شکل می گیرند و عادات کاری خوب را به عنوان الگوهای رفتاری یک کارمند بیان می کنند که به عملکرد شغلی آن ها کمک می کند. عادت های شغلی محرک های موفقیت هستند که به افزایش بهره وری، قابلیت اطمینان، افزایش و بهبود کار تیمی و رضایت شغلی شما کمک می کنند.

برخی از عادات شغلی ضروری عبارتند از:

• وقت شناسی
• فعال بودن
• مهارت های ارتباطی قوی
• رعایت دقیق مهلت ها
• گزارش نویسی حرفه ای
• مشارکت گروهی

در ادامه به جلسه دوم دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

با تمرین می‌توانیم عادت‌های قدیمی را با عادت‌های بهتر جایگزین کنیم. برای انجام این کار حدود یک هفته تلاش بسیار آگاهانه طول می کشد و پس از آن به طور خودکار بیشتر و بیشتر می شود. در ادامه به جلسه سوم دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

می توانم نمونه هایی از عادت های سازمانی بیاورم تا بهتر منظور از عادت ها را درک کنید. این موارد عادات هستند:

• برای هر چیزی مکانی ایجاد کنید: وقتی چیزی در صندوق ورودی شما یا در برگه مرورگر باز یا جای دیگری قرار دارد، نه در جای خود، توجه کنید. سپس یافتن مکانی برای آن را شروع کنید. شاید بارها سازمان هایی را دیده باشید که مدام وسایل در آن گم می شود و همه همیشه گیج هستند که چه چیزی در کجا قرار دارد. در این سازمان ها احتمالا عادت های منفی ایجاد شده است.
• به تعویق نیندازید: عادت قدیمی یک سازمان ممکن است این باشد که کاری را به تعویق بیندازید تا بعداً کنار گذاشته شود و مدیر هم فراموش کند. این تعلل همان چیزی است که منجر به فروپاشی سیستم یک سازمان می شود. به مدت یک هفته، بسیار آگاهانه تلاش کنید تا کارها را به تعویق نیندازید، بلکه در عوض چند ثانیه وقت بگذارید و اطلاعات، وظایف، قرار ملاقات ها و موارد دیگر را در همان جایی که به آنها تعلق دارند، قرار دهید. طولی نمی کشد، اما در ابتدا باید نسبت به آن بسیار هوشیار باشید.
• هر روز صبح برنامه های روزانه را مرور کنید: هر روز صبح لیست وظایف و تقویم خود را به مدت 20 دقیقه مرور کنید (تایمر تنظیم کنید)، تا بدانید همه چیز در جای خود قرار دارد. کارها را از لیست امروز به انجام شده، از این هفته به امروز، از بعداً به این هفته، از ورودی به لیست مناسب و ….. منتقل کنید. موارد تقویم را در لیست امروز قرار دهید. بدانید همه چیز کجاست. سپس خارج شوید و شروع به انجام دهید.

در ادامه به جلسه چهارم دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

عادت ها چگونه کار می کنند؟

چارلز دوهینگ در کتاب «قدرت عادت» عادت‌ها را به سه بخش تقسیم می‌کند:

1. یک نشانه
2. یک روال
3. یک پاداش

برای مثال روال این است که یک عضو تیم را به رسمیت بشناسید، به عنوان مثال، علناً موفقیت آنها را تأیید کنید. نشانه اعلانی است که باعث می شود روال اتفاق بیفتد. نشانه ها ممکن است به اشکال مختلفی از جمله مکان، زمان، حالت عاطفی، افراد دیگر یا یک اقدام بلافاصله قبل از آن به خود بگیرند. در این جا، نشانه ممکن است یک اقدام بلافاصله باشد. پاداش آن نیازی است که با روال ارضا می شود. در این مثال، پاداش ممکن است پاسخ احساسی باشد. حس خوبی است که به دیگران احساس خوبی بدهید. در ادامه به جلسه پنجم دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

نقش افراد در ایجاد عادت

افراد می‌توانند روتینی را که می‌خواهند شروع یا متوقف کنند، بر اساس پاداشی که امیدوارند تجربه کنند و بدست آوردند، انتخاب کنند و از بهترین شیوه‌ها برای انجام این کار پایدار استفاده کنند، مانند شروع با رفتارهای کوچک. منظور از رفتار های کوچک چیست؟

مثلا شما تصمیم دارید از این هفته ورزش کنید. مسلما نمی توان انتظار داشت که از فردا مانند یک ورزشکار حرفه ای ورزش را آغاز کنید. من پیشنهاد می کنم فردا برای شروع با دوچرخه به محل کار بروید و یا 10 دقیقه در حیاط منزل قدم بزنید و حرکات کششی انجام دهید. اگر این خرده عادت ها را ایجاد کنید من به شما قول می دهم که در آینده نزدیک شما می توانید به ورزش کردن روزانه عادت کنید. از طرفی شما به عنوان یک شخص می توانید به نشانه های محیطی هم برای ایجاد عادت ها توجه کنید. وقتی صحبت از نشانه ها می شود، افراد کنترل کمتری دارند.

یک فرا تحلیل در سال 2006 توسط توماس وب و پاسکال شیران نشان داد که قصد تغییر رفتارها فقط به طور متوسط با تغییر رفتار واقعی مرتبط است، چندین مطالعه توسط متخصص عادت، وندی وود، و همکارانش تخمین می‌زنند که 45 درصد از رفتارهای روزانه در همان رفتار (مکان در همان زمان یا نشانه های مکان و زمان) اتفاق می‌افتد. در ادامه به جلسه ششم دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

نقش سازمان ها در ایجاد عادت

سازمان ها می توانند حداقل از دو طریق به ترویج عادات سالم کارکنان کمک کنند:

1. تعریف روال شروع و توقف
2. تغییر نشانه ها در محیط

سازمان‌ها می‌توانند به کارکنان کمک کنند تا عادت‌های خود را با مشخص کردن واضح این که چه روتین‌هایی را شروع کنند و آن‌هایی را که باید متوقف کنند، توسعه دهند. یکی از بهترین راه‌ها برای سازمان‌ها برای تعیین این موضوع، تفکیک هدف های استراتژیک و فرهنگی خود در اهداف و رفتارهای سطح فردی است. به عنوان مثال، یک شرکت فولاد در آمریکا که تحت یک تحول قرار گرفت، با به اشتراک گذاری فعالانه اطلاعات و بحث در مورد چشم اندازها، شرکت را به سمت ایجاد مشارکت و فهم فرهنگی از سازمان سوق داد. در ادامه به جلسه هفتم دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

راهکار تغییر عادت ها

یکی از قوی ترین راه ها برای بر هم زدن عادات قدیمی و توانمند سازی عادات جدید، تغییر محیط است. تحقیقات نشان می‌دهد که سازمان‌ها می‌توانند به طور فعال محیط و نشانه‌ها را از طریق مکانیسم‌های رسمی تغییر دهند یا با توجه به محیط شکل گیری عادت ها در گذشته، نشانه‌های جدیدی را در پاسخ به تغییرات محیطی اجتناب‌ ناپذیر توسعه دهند. در ادامه به جلسه هشتم دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

با تغییر مکانیسم‌های رسمی، سازمان‌ها می‌توانند هم عادت‌های قدیمی را مختل کنند و هم عادت‌های جدیدی را با یک تغییر ایجاد کنند. به عنوان مثال، Virgin Atlantic با ارائه گزارش‌های ماهانه، عادات مصرف سوخت کاپیتان‌های پرواز خود را مختل کرد و هزینه سوخت را به 3.3 میلیون پوند کاهش داد. هنگامی که تغییرات اجتناب ناپذیر رخ می دهد، سازمان ها می توانند سرنخ هایی را در محیط جدید برای حمایت از کارکنان در ایجاد عادات جدید ایجاد کنند. این را می توان با ارائه کوچینگ شخصی انجام داد، که در صورت در دسترس بودن فناوری، می تواند سرنخ ها را در زمان واقعی ارائه دهد. در ادامه به جلسه نهم دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

همان طور که با وجود آینده نامعلوم کار، ادامه می دهیم، می توانیم انتظار تغییرات بیشتری را در زمینه ایجاد اختلال در عادات کاری موجود کارکنان داشته باشیم. اگر چه این ممکن است برای سازمان‌ها دلهره‌ آور به نظر برسد، اما فرصت‌هایی برای حمایت از کارکنان در ایجاد عادت‌های مثبت جدید در جای خود ایجاد می‌کند.

چرا عادت های سازمانی را شکل می دهیم؟

چند دلیل مهم:

• استرس: استرس بیش از حد بر سلامت شما تأثیر منفی می گذارد. اگر عادت های خوبی برای کنار آمدن با تمام مسائل زندگی خود داشته باشید، استرس کمتری در مورد همه چیز دارید. کمتر احساس نگرانی می کنید که همه چیز از بین می رود. شما احساس اعتماد می کنید که خوب هستید روی آن چه که در مقابل شماست کار کنید.
• اثربخشی: اگر بتوانید همه چیزهایی را که نگرانشان هستید به یک سیستم قابل اعتماد تبدیل کنید، بهتر می توانید بر روی کاری که پیش روی شماست تمرکز کنید. شما می توانید تک تک کار کنید و در هر کار موثرتر باشید، زیرا تمرکز کامل شما را به خود جلب می کند.
• روابط: من متوجه شدم که روابط مهم ترین چیز در زندگی من است و بهترین راه برای ایجاد روابط، قابل اعتماد بودن است و بهترین راه برای قابل اعتماد بودن این است که به تعهدات خود عمل کنید. اگر منظم باشید، به احتمال زیاد به تعهدات خود عمل خواهید کرد. سازمان دهی تا حد زیادی در مورد مدیریت تعهدات شماست.

در ادامه به جلسه دهم دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

عادت های کلیدی سازمان

10 عادت کاری قدرتمند برای سال 2023 را در ادامه می خوانید. در این جا ده عادت کاری مثبتی که برای یک شغل موفق به آن ها نیاز دارید آورده شده است:

1. در محل کار وقت شناس و حرفه ای باشید:

به موقع حضور داشتن و به موقع به اتمام رساندن پروژه های کاری در محل کار اهمیت بسیار بالایی دارد. تاخیر داشتن می تواند یکی از بدترین عادت های کاری در یک سازمان باشد و این موضوع می تواند بسیار بر روی شهرت کاری شما موثر باشد و باعث می شود افراد دیگر به ما اعتماد نکنند. هیچ چیز یک مدیر سازمانی را عصبانی تر از این نمی کند که شما دائماً سر کار دیر کنید. اگر نمی خواهید کارمند بد سازمان باشید، سعی کنید 10 دقیقه زودتر در محل کار خود وارد شوید. این به شما کمک می کند برنامه های روز خود را قبل از کار ترسیم کنید و با شروع ساعات رسمی آماده باشید. در ادامه به جلسه یازدهم دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

با توجه به شرایط تکنولوژیک و ….. اکنون، در حین انجام کار از راه دور، سخت‌تر است که به عادت‌های خوب محل کار، مانند وقت‌شناسی، پایبند باشید. اما همچنان باید سعی کنید به موقع وارد سیستم شوید و برای تماس های تیمی یا جلسات در دسترس باشید. علاوه بر این، در مورد روال کاری خود سختگیر نباشید. گاهی اوقات اگر یک کار مهم نیاز به عقب نشینی داشته باشد، تا زمانی که تعادل زندگی کاری شما را تحت تاثیر قرار ندهد، اشکالی ندارد. وقت شناسی و تعهد به کارتان، گویای حرفه ای بودن شماست و بهترین راه برای ایجاد این عادت خوب، برنامه ریزی برای ساعات کاری روزانه یا اداری است. شما می توانید:

• برای خودت برنامه درست کن
• یادآوری‌ها را برای جلسات تنظیم کنید
• به خودتان فرصتی برای مقابله با رویدادهای غیرمنتظره بدهید

بهترین عادت های سازمانی

2. احترام گذاشتن و رسیدن به ددلاین ها:

پایبندی به ددلاین یک عادت مثبت و نشانه افراد موفق است. انجام کار به موقع نشان می دهد که شما پاسخگو هستید و می توانید وظایف را به طور موثر انجام دهید. شما می توانید هدف کوتاه مدتی برای خود و تیم خود تعیین کنید. این کار می تواند به عنوان یک برنامه اقدام، عمل کند تا به شما کمک کند تا روی کار سازمان در حال انجام آن، بهتر تمرکز کنید. علاوه بر این، جشن گرفتن موفقیت های کوچک، شتابی برای موفقیت بزرگتر ایجاد می کند. همچنین باید با مدیران خود در مورد حجم کاری و پیشرفت پروژه خود ارتباط برقرار کنید تا مطمئن شوید که ددلاین های واقعی دارید. لیستی از کارهایی که باید انجام دهید قبل از هفته آماده کنید و برای کارتان برنامه ریزی کنید تا با ضرب الاجل ها مقابله کنید. در ادامه به جلسه دوازدهم دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

3. زمان را برای تعادل زندگی کاری سالم مدیریت کنید:

مدیریت زمان یک عادت سالم است که می تواند شما را متمایز کند. اگر یک استراحت طولانی برای ناهار داشته باشید، به شایعات سازمانی بپردازید یا در مورد مشکلات شخصی در محل کار صحبت کنید، باعث هدر رفتن ساعات کاری خوب می شود. وقتی در حال تماشای ویدیوهای بامزه اینستاگرامی یا آپارات و…. در محل کار هستید، زمان می گذرد، درست است؟ شما همچنین با این کار ها ممکن است تمرکز خود را از دست بدهید و ممکن است مجبور شوید تا دیر وقت کار کنید و تعادل بین کار و زندگی خود را از پنجره خارج کنید. در ادامه به جلسه سیزدهم دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

برای ایجاد یک عادت کاری بهتر باید:

• وظایف خود را اولویت بندی کنید
• از انجام چند کار خودداری کنید
• حواس پرتی را در اطراف محل کار خود کاهش دهید

همچنین می‌توانید از یک ابزار مدیریت پروژه برای تعیین نحوه صرف زمان برای کارها و پروژه‌ها استفاده کنید. مخصوصاً برای کارمندانی که از راه دور کار می کنند می تواند بسیار مفید باشد، زیرا این برنامه‌ها  می‌توانند به تقویت مهارت کاری عمیق شما کمک کنند و به شما اجازه دهند وظایف شخصی را به طور مؤثر مدیریت کنید.

4. انتقاد را خوب بپذیرید:

در مقابل هر انتقادی که به شما وارد می شود اخم نکنید. هیچ کس کامل نیست. دادن یا دریافت بازخورد برای رشد مهم است و این چیزی است که هر از گاهی به آن نیاز دارید. شما باید با کارفرمای خود به عنوان مربی شغلی خود رفتار کنید و بیاموزید که پیام را شخصی سازی نکنید یعنی این که به محض انتقاد نگویید شما شخصیت من را خورد کردید یا بهم برخورد و……. بازخورد یک کارمند یا رئیس به شما کمک می کند ، تمرکز کنید و نسخه بهتری از خود را بسازید. این که چگونه به انتقاد به خوبی واکنش نشان دهید به هوش هیجانی شما نیز بستگی دارد. برخی از راه‌های آسان برای مقابله با بازخورد منفی، مهار واکنش اولیه، پرسیدن سؤال و ابراز قدردانی است. با نگرش مثبت، طبیعتاً در مورد انتقاد سازنده مهربان تر خواهید شد.

5. سوالات مرتبط بپرسید:

مهم نیست چقدر ماهر هستید، ممکن است در یک نقطه گیر کنید. درخواست کمک در زمانی که شما به آن نیاز دارید بسیار در کار به شما کمک می کند. این یک عادت سالم است. گاهی اوقات پرسیدن سؤال نیز بحث را تسهیل می کند و می تواند برای همه مفید باشد. با این حال، سعی کنید تعادلی بین کنجکاوی و دلخوری برقرار کنید. اگر سوالات زیادی بپرسید، به خصوص سوالات مشابه، به سرعت می تواند به یک عادت بد کاری تبدیل شود.

6. سازماندهی کنید:

ابتدا از کارهای کوچک شروع کنید:

• تنظیم تقویم کاری
• یادداشت برداری مربوطه
• ایجاد چک لیست
• استراحت های کوتاه و منظم در حین کار

و از این جا به پیشرفت خود ادامه دهید. یک میز کار درهم و برهم و برنامه روزانه به هم ریخته نیز یک «نه» بزرگ است. شما نمی خواهید برای چنین عادات کاری بدی در کانون توجه قرار بگیرید. همچنین می توانید از یک ابزار مدیریت کار برای سازماندهی وظایف استفاده کنید و به شما در ایجاد این عادت کاری مثبت کمک کنید. از پیگیری ددلاین ها گرفته تا تجسم کارها، این ابزارها می توانند به شما کمک کنند تا سازماندهی کنید. در ادامه به جلسه دوم دوره عادت های سازمانی گوش دهید:

7. ارتباط موثر برقرار کنید:

چه در دفتر کار انجام دهید و چه از راه دور، همیشه به طور واضح با کارفرما یا همکاران خود ارتباط برقرار کنید. ساده و در عین حال موثر باشید و فراموش نکنید که به طور منظم رئیس خود را در مورد پیشرفت پروژه آگاه سازی کنید. وقتی آن ها را در جریان نگه دارید از آن قدردانی می کنند. با این حال، شما نباید تنها فردی باشید که صحبت می کند. افراد با روابط موثر، شنوندگان فعالی هم هستند. داشتن این یک عادت خوب و یک مهارت نرم عالی است. برای این که شنونده ای فعال باشید، کارهایی که می توانید انجام دهید این است:

• وقتی همکار صحبت می کند حرفش را قطع نکنید
• زبان بدن گوینده را رعایت کنید و از نشانه های غیرکلامی نکاتی را دریافت کنید
• سوالات مرتبط یا پیگیری بپرسید
• ایده ها را با کلمات خود بازنویسی کنید تا مطمئن شوید که آن ها را به وضوح درک کرده اید

صفر تا صد روانشناسی صنعتی و سازمانی

8. ابتکار عمل داشته باشید و یک مهارت را فعالانه یاد بگیرید:

اگر تنها کاری که می کنید این باشد که بنشینید و افراد سازنده را تحسین کنید، طعم موفقیت را نخواهید چشید. برای انجام کار خوب و بالا رفتن سریع از نردبان موفقیت، باید مهارت بالایی داشته باشید. به مهارت هایی که ندارید توجه داشته باشید و در کارگاه ها یا دوره های حرفه ای شرکت کنید تا این شکاف های دانش را پر کنید. شما همچنین باید نقش های مدیریتی را هدف قرار دهید و در صورت نیاز به یک مربی شغلی بروید. علاوه بر این، منتظر نباشید تا رئیستان وظایف را محول کند، به خصوص اگر کار از راه دور انجام می دهید. در عوض، پروژه‌ها را فعالانه بخواهید. ابتکار عمل را برای کارهای بیشتر به عهده بگیرید، حتی اگر در شرح شغل شما نباشد. این باعث می شود که در میان همسالان خود مانند الماس بدرخشید اما اگر به اندازه کافی در بشقاب خود دارید، بیش از حد به خودتان فشار نیاورید. شما نمی خواهید یک کار مهم را انجام دهید و آن را ناتمام رها کنید.

9. به تعویق نه بگویید:

به احتمال زیاد، ترجیح می دهید در ساعات اداری در رسانه های اجتماعی بچرخید تا این که پروژه ای که دوست ندارید را تکمیل کنید. با این حال، وقتی چیزهای مهم را به تعویق می اندازید، فقط اوضاع را بدتر می کند. اجازه ندهید ترس از ضرب الاجل بر شما تاثیر بگذارد. اگر کاری بیش از حد شما را آزار می دهد، ممکن است از پس آن برآیید. همچنین این یک عادت سالم است که به کاری که در دست دارید متعهد شوید و همیشه کاری را که شروع کرده اید به پایان برسانید.

10. از یک برنامه مدیریت عادت استفاده کنید:

دیگر در مورد سؤال “عادات کاری چیست” سردرگم نیستید؟ اما ایجاد عادات کاری خوب زمان می برد و ترک عادت های بد دشوار است. در واقع، اگر از اکثر مربیان عادت بپرسید، احتمالاً خواهند گفت که حدود 21 روز طول می کشد تا عادت کنید. شما باید به برنامه ریزی برای ایجاد عادت های سازمانی خوب ، عادت کنید. بهتر است همین الان یک دفترچه مخصوص عادت های جدید برای خودتان کنار بگذارید و شروع به بررسی عادت های فعلی و عادت های مورد نیاز بکنید.

منابع بیشتر برای مطالعه:

The Key Habits of Organization

10 Effective Work Habits – Examples and Tips for a Successful Career