امروزه رعایت اصول تشریفات برای همه افراد مهم و ضروری است حتی برای مدیران ، پرسنل و نیروهای خدماتی سازمان ها از اهمیت فوق العاده ای برخوردار هست به طوری که اگر کسی با اصول تشریفاتی و پذیرایی از مهمانان خود در حیطه کاری آشنایی نداشته باشد ممکن است در کارش دچار مشکل شود و از بسیاری از رقبای خود جا بماند. پس تا آخر این مقاله همراه کیارا آکادمی باشید تا اطلاعات مفیدی را در اختیارتان قرار دهیم.
یادگیری تشریفات برای مدیران
تشریفات مدیران سازمان ها از جمله مهمترین افرادی هستند که باید با این اصول آشنایی داشته باشند و بدانند که در انواع جلسات کاری با مهمانان چگونه برخورد کنند. و باید در تمامی سازمان ها این مورد را جدی بگیریم و باید افراد نکاتی را هم رعایت کنند:
- استقبال از مهمانان و بدرقه آنان به شیوه درست.
- معرفی افراد به یکدیگر.
- صدا کردن افرادبا عناوین درست. مثلا بیان کنیم ایشون جناب مهندس اکبری مدیر عامل رنگ الوند هستند.
- گوش دادن و پاسخ دادن به سوالات حضار.
یادگیری تشریفات برای نیروهای خدماتی
تشریفات برای نیروهای خدماتی بسیار مهم است که افراد بدانند در کلیه مراسمات،جلسات کاری،اداری یا تجاری چگونه بامهمانان برخورد کنند. پس باید تمامی پرسنل نکاتی را رعایت کنند:
- نحوه صحبت کردن با مهمانان بسیار مهم است چون باید بدانیم با هر کسی چگونه صحبت کنیم.اما زیاد هم نباید صحبت کنید و بهترین صحبت ها می تواند موقع خوش آمدگویی با مهمانان باشد.یک پذیرایی و ارتباط خوب از طریق مکالمه قوی انجام می شود.
- فرم پرسنل باید تمیز و یک رنگ و اتو شده باشد.
- استقبال و راهنمایی مهمانان به جایگاهشان.
- تمیزی سالن پذیرایی و تخلیه زباله از روی میزها.
یادگیری تشریفات برای مدیر تشریفات هتل
از مهم ترین افراد این حیطه مدیر تشریفات هتل هستند. که باید حتما فنون تشریفات بلد باشد.و همینطور باید نکاتی هم رعایت کنند:
- فرم پرسنل باید تمیز ، زیبا ، اتو شده ، یک رنگ و ست باشد.
- کنترل صحیح روی هزینه ها و مدیریت بودجه ها.
- رسیدگی به نظرات و مشکلات هتل و رفع کردن مشکلات در کمترین زمان ممکن.
- استخدام و آموزش درست و صحیح به کارکنان.
- نظارت و حفظ کردن وسایل هتل.
یادگیری تشریفات برای رانندگان
تشریفات و رعایت آن برای رانندگان بسیار مهم است و راننده تشریفات مسئولیت بسیار مهمی دارد زیرا شکل دهنده اولین نگاه و برداشت فرد مسافر، از یک مجموعه است. و راننده باید بداند با هر مسافری چگونه برخورد کند و از زمان سوار شدن تا پیاده شدن مسافر باید نکاتی را رعایت کند:
- موقع گذاشتن وسایل مدیران و مسافران خود به آرامی، بدون پرتاب کردن، ضربه زدن و صدا درآوردن داخل ماشین بگذارید و البته برخی از وسایل بسیار خصوصی و محرمانه است و مدیران و مهمانان مایل هستند که نزد خودشان باشد، مانند کیف دستی ، کیف سامسونت که توسط خود مدیر یا مسافر حمل می شود، پس برای گرفتن این وسایل برای حمل و گذاشتن آن داخل ماشین اصرار نکنید.یا موقع حمل کردن از جملاتی مثل (چقدر سنگینه!) یا (چی توش گذاشتین) یا (کیف و وسایل شما بهش نمیاد اینقدر سنگین باشه!) خودداری کنید.
- قبل از آن که آن فرد وارد ماشین شود از او بپرسید که مایل هستند جلو بنشینند یا عقب. اگر مدیر شما عقب می‌نشیند خودتان کنار درب جلو ماشین بایستید و اگر در جلو می نشیند برای بازکردن درب، خودتان جلوتر نزدیک لاستیک جلویی ماشین بایستید.تا راحت تر سوار شود و سپس به آرامی درب را می بندید.
- بهتر است در ماشین موسیقی نگذارید مگر این که مدیر یا سرنشین پیشنهاد کرد.چون ممکن است مدیر یا مسافران مشغول کاری باشند (اگر موسیقی گذاشتید ملایم و با صدای آهسته)
- تا جایی که ممکنه وسایل را در دو طرف بدن خودتون حمل کنید و از حمل کردن وسایل روی دوش و کمر خودداری کنید.
- تعدادی از رانندگان برای این که داخل ماشینشون بوی خوبی بگیرد از اسپری های خوشبوکننده استفاده می کنند، سعی کنید از اسپری هایی که بوی ملایم دارند استفاده کنید و از اسپری‌هایی که بوی تند و گرمی دارند اصلا استفاده نکنید چون ممکنه تعدادی از افراد به بوی اسپری حساسیت داشته باشند.
- زمانی که مسافران شما از 1 نفر بیشتر شدند احتمالاً شروع به صحبت کردن می‌کنند، در این مواقع از صحبت های بی مورد و پریدن وسط حرفشان جلوگیری کنید و همچنین از نگاه کردن به آینه جلو خودداری کنید. چون ممکن است صحبت شان خصوصی باشد .
- شما که راننده هستید نباید زمانی که می خواهید داخل ماشین بنشینید خود را از کت و کفش راحت کنید و آنها را در بیاورید یا مثلا دمپایی راحتی بپوشید، به همان صورت که در بیرون بوده اید به همان شکل داخل ماشین بنشینید و رانندگی کنید.
- پوشش و ظاهر راننده بسیار مهم است، اصلاح سر و صورت و پشت گردن نیز از موارد مهم برای رانندگان است چون مسافرانی که در صندلی های عقب می نشینند بیشترین جایی که از راننده مشاهده می کنند پشت گردن آن هاست.
یادگیری تشریفات برای ماموران و نیروهای حفاظتی و امنیتی
در هر مکانی که نظم و امنیت دیده می شود معمولاً تلاش این افراد این است که بهترین خدمات برای حفظ جان و مال همه انجام بدهد و این افراد باید نکاتی را هم رعایت کنند:
- نظارت بر تردد و كنترل افراد.
- کنترل کردن درب ها ، پنجره ها، اتاق‌ها، راهروها، اطراف محیط تحت گشت.
- بازدید، کنترل، نظارت و حفاظت از مکان‌های مختلف سازمان و اداره.
- نظارت و کنترل نگهبان و حراست بر ورود و خروج کالاها، وسایل نقلیه و رفت و آمد افراد.
یادگیری تشریفات برای دیپلماتیک
در واقع تمامی سران،نمایندگان، دیپلمات ها باید با اصول تشریفات در انواع جلسات کاری آشنایی داشته باشند و باید این افراد یکسری نکاتی هم رعایت کنند:
- حفظ حریم شخصی.
- احترام به قوانین کشورها.
- پوشیدن پوشش رسمی.
- غذا خوردن طبق اصول خاص.
جمع بندی یادگیری تشریفات
در این مقاله در مورد چه کسانی باید تشریفات را یاد بگیرند صحبت کردیم. در واقع تمامی افراد در حرفه های مختلفی باید با تشریفات آشنایی داشته باشند. امیدوارم از این مقاله لذت برده باشید. ما سعی کردیم کلیه مواردی که مورد نیازتان می باشد در اختیارتان قرار دهیم و امیدوارم همراه کیارا آکادمی باشید و از مطالب آن نهایت استفاده را ببرید.
