به یکی از مهم ترین مباحث یعنی تشریفات رسیدیم. همه ما وقتی اسم تشریفات می شنویم یاد مهمانی، مجالس پرتجملاتی و پرخرجی می افتیم که همه افراد آن جا دیسیپلین خاصی دارند. اما در واقع این طور نیست در واقع تشریفات به آداب و رسوم و رفتارهایی مثل (احترام گذاشتن،خوش خلقی و خوش بیانی،تقدم در سلام،دست دادن،درست نشستن و غذاخوردن و از این موارد که طبق یک اصول خاصی باشد. را تشریفات می گویند.پس تا آخر این مقاله همراه کیارا آکادمی باشید تا اطلاعات مفیدی را در اختیارتان قرار دهیم.
معنی لغوی تشریفات
لغت تشریفات در انگلیسی معادل لغت Protocol است. و در زبان عربی تشریفات از ریشه عربی است به معنی مجد بزرگی است .
انواع تشریفات مجالس
در واقع انجام تشریفات برای انواع مجالس متفاوت هست.
- تشریفات برای همایش ها و سمینارها و کنفرانس ها
- تشریفات برای مراسم عروسی
- تشریفات برای جشن تولد
- تشریفات برای مراسم ترحیم
- و…..
تشریفات برای همایش ها و سمینارها و کنفرانس ها
در مهمانی های شرکتی، همایش و سمینارها انجام اصول تشریفات و پذیرایی از مهمانان برای مدیران شرکت ها خیلی مهم است.چون انتظار دارند آن مراسم به خوبی برگزار شود و هر چه تشریفات همایش بهتر عمل کند مهمانان ساعت خوش تری را در کنار شما گذرانده و هم چنین، هر چه پذیرایی خوب و مطلوب باشد مهمانان تصویر خوشی از شما و شرکت شما همیشه در ذهنشان باقی می ماند و برای انجام یک تشریفات عالی و درجه یک باید قوانینی را هم رعایت نمود:
- قبل از برگزاری آن همایش باید مسئول تشریفات یک جلسه با همکاران خود بگذارید و درباره آن همایش برنامه ریزی کنند
- وسایل مورد نیاز برای آن همایش مثل: بلندگو،میکروفن،صفحه دیتاشور و…. آماده باشد
- اگر مدیر برگزار کننده آن همایش مایل هستند فیلمبرداری از آن همایش هم انجام شود باید جایگاه مخصوص گذاشتن دوربین از قبل مشخص باشد
- سیستم های گرمایشی و سرمایشی با توجه به هر فصلی باشد تا مهمان ها در حین همایش دچار مشکل نشوند
- سیستم نورپردازی در زمان برگزاری همایش بسیار مهم است.نور و روشنایی می تواند تاثیرات زیادی روی بهتر اجرا شدن همایش داشته باشد
- مشخص شدن تعداد مهمانان و با توجه به آن بسته پذیرایی آماده کنید که بهتر است به صورت پک آماده شده باشد
تشریفات برای مراسم عروسی
همه عروس و داماد ها آرزو دارند که روز برگزاری مراسم عروسی بهترین و با شکوه ترین مراسم را برای خود و مهمانان شان یرگزار کنندو باید تیم تشریفات بهترین خدمات درخور مهمانان ارائه دهند. شما به عنوان مسئول تشریفات باید بهترین خدمات به مهمانان خود ارائه دهید.همچنین باید نکاتی هم رعایت نمایید:
- برگزاری جلسه ای برای مدیریت برنامه ها
- نورپردازی سالن و بهترین آن استفاده از چراغ های LED است.
- سالن هایی هستند که مراسماتی مثل آتش بازی، رها کردن کبوتر، بادکنک یا بالن آرزوها دارند باید تدارکات لازم برای این کارها فراهم شود
- مکان سرو غذا مهمانان و عروس و دامادها از قبل مشخص شود
- دیزاین نمودن سالن متناسب با جشن عروسی.(گل آرایی،شمع آرایی و…)
تشریفات برای جشن تولد
امروزه برگزاری تولد از اهمیت بالایی برخوردار است و افراد می خواهند تا تشریفات تولد آن ها در بهترین کیفیت و بدون عیب باشد و همچنین برای برگزاری بهتر برای برگزاری جشن تولد با نکاتی هم دقت کنید:
- گذاشتن جلسه ای مهم با همکارانتان برای برنامه ریزی برای برگزاری جشن تولد
- آماده سازی میز کندی بار
- انتخاب شام برای مهمانان با بهترین کیفیت طبق صحبت های توافق شده از قبل
- طراحی کیک به بهترین شکل
- دیزاین سالن و تناسب آن با تم تولد
تشریفات برای مراسم ترحیم
برگزاری مراسم ختم از دیرباز بین همه مردم بوده است. چون فوت یکی از عزیزان تلخ ترین اتفاق زندگی همه افراد است. برگزاری مراسم ختم ،سوگواری و عزاداری برای فرد متوفی هرساله طبق رسوم خاص انجام می شود. امروزه تیم های تشریفاتی هستند که بهترین مراسمات در خور صاحبین عزا برگزار می کنند.و برای برگزاری مراسم عالی باید نکاتی هم رعایت شود:
- برنامه ریزی تیم تشریفات و گذاشتن جلسه ای برای انجام بهتر مراسم
- گل آرایی و شمع آرایی روی میز مهمانان
- داشتن پارکینگ آسان و اختصاصی
- منو پذیرایی کامل و غذاها و نوشیدنی‌ها از قبل با صاحبین عزا توافق شود
- ظرفیت بالا برای پذیرایی از مهمانان
قوانین کلی تشریفات
تشریفات قوانینی هم دارد که باید به آن پایبند باشیم:
- در سالن های تشریفات جایگاه مخصوص برای گذاشتن پرچم مشخص باشد.
- تعداد مهمانان،تعداد میز و صندلی،تعداد وسایل باید باهم تناسب داشته باشد.
- اگر همایش در سالن آمفی تئاتر بود مهمانان ویژه در ردیف اول و مهمانان درجه دوم در ردیف پشت سر آنان و به همین دلیل تا آخر سالن بنشینند.
- داخل سالن باید از وسایل سنتی که نشان دهنده فرهنگ آن کشور است استفاده شود.
مراحل تشریفات
تشریفات مراحلی هم دارد که به سه دسته تقسیم می شود:
برنامه ریزی: برنامه ریزی مهم ترین اصل در تشریفات است چون اگر در کارمان برنامه ریزی نباشد ممکن است آن مراسم به خوبی برگزار نشود و دچار مشکل و چالش شویم.
اجرا شامل: استقبال،حمل و نقل،اسکان،پذیرایی و بدرقه است.
- استقبال: به عنوان مسئول تشریفات باید به موقع ورود مهمانان برخورد خوبی با آنان داشته باشید و حس راحتی و آرامش را به آنان منتقل کنید.
- حمل و نقل: انتخاب وسیله نقلیه، انتخاب مسیر،جابه جایی مهمان و وسایل او مهمه و از نکات مهم تشریفات هست.و باید آن خودرو از قبل بررسی شود.
- اسکان: اگر مهمانان در هتل ما اسکان دارند باید هتل مسافران مناسب باشد و اتاق تمیز و خوب باشد.
- پذیرایی: از کارهای مهم در تشریفات،شیوه پذیرایی درست از مهمانان است که در هتل ها نوشیدنی خوش آمدگویی نکته مهمی است.
- بدرقه: بدرقه آخرین اصل از تشریفات است و باید بدرقه خیلی خوبی با مهمانانتان برقرار کنید و می توانید یک هدیه ای به عنوان یادبود به آنان تقدیم کنید.
ارزیابی: نظرخواهی،نظرسنجی و پرسیدن نظرات از مشتریان و مهمانان در برگزاری آن مراسم اهمیت بالایی دارد و در بهتر عمل کردن برای برگزاری بقیه مراسمات به ما خیلی کمک می کند و باعث می شود که در مراسمات بعدی بهتر عمل کنیم.
جمع بندی
در این مقاله در مورد تشریفات صحبت کردیم. در واقع تشریفات به آداب و رسوم رفتارهای مودبانه مثل سلام کردن،احترام گذاشتن،دست دادن و از این موارد می شود که طبق یه اصول خاص باشد را تشریفات می گویند. امیدوارم از مقاله تشریفات لذت برده باشید. ما سعی کردیم کلیه مواردی که مورد نیازتان می باشد در اختیارتان قرار دهیم و امیدوارم همراه کیارا آکادمی باشید و از مطالب آن نهایت استفاده را ببرید.
